Quando processos financeiros são realizados de forma manual, há grandes chances de ocorrerem falhas e qualquer tipo de erro nessa área, pode trazer prejuízos monetários para a empresa. Por meio da conciliação bancária no TOTVS Protheus é possível melhorar de forma significativa a performance do setor.

Com a conciliação bancária do TOTVS Protheus, é possível controlar e se certificar de que todas as operações financeiras da empresa são reconhecidas em movimentações contábeis, bem como analisar de forma detalhada os pagamentos recebidos e realizados, apurar diferenças entre lançamentos, depósitos, movimentações, extratos bancários, cartões de crédito, financiamentos, verificar possíveis desvios ou fraudes, entre outras operações.

Como configurar

O primeiro passo para que a Conciliação bancária Automática funcione corretamente é se certificar de que as tabelas SE5, FK5, SIF e SIG estejam com o mesmo compartilhamento, além de todas as ocorrências de extrato do banco em questão estarem devidamente cadastradas.

Na sequência, deve-se configurar as informações de Agência e Conta no layout para que a rotina importe o arquivo de extrato nas tabelas SIF e SIG, conforme cadastro na tabela SA6, sendo: SIF – Cabeçalho de Importação Extrato Bancário, e, SIG – Itens Importados Extrato Bancário.

Durante o processo de importação do arquivo nas tabelas SIF e SIG, o sistema solicitará os dados de Banco, Agencia, Conta e Sub-Conta. Na sequência, abrirá uma segunda tela solicitando o apontamento dos diretórios do layout de extrato (.REC) e extrato do banco (.TXT).

Vale lembrar que todas as ocorrências de extrato precisam estar cadastradas no sistema, para a ferramenta consiga importar o arquivo de extrato. Caso não esteja, o TOTVS Protheus apresentará uma mensagem de erro, abortando a importação do arquivo.

O próprio banco fornece a lista de ocorrências e o layout de configuração do cnab para cadastro na conciliação bancária TOTVS Protheus, por meio do módulo Financeiro, em: Atualizações – Cadastros – Ocorrências Extrato, relacionando as ocorrências do banco com as do sistema.

Novidades na Conciliação Bancária Protheus

Recentemente a rotina recebeu ajustes para atender a obrigatoriedade legal LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados (Lei n° 13.70), reformulando alguns campos que armazenam informações consideradas como dados sensíveis ou pessoais, para ficarem ilegíveis.

Com as modificações, o sistema passou a importar o arquivo de extrato do banco possibilitando uma conciliação parcial, para posteriormente finalizar a mesma. Também não é mais necessário cadastrar o parâmetro banco – FINA130, bastando utilizar o primeiro cadastro banco / agência / conta / subconta, e checar o campo Bytes Extrato (EE_BYTESXT) para saber a quantidade de bytes que o layout utilizará (a conciliação de extrato utiliza até 240 posições, número maior que o padrão sistêmico de 200).

Um ponto a se considerar é que em algumas situações, o registro de movimento bancário apenas sinaliza o cancelamento, não sendo possível localizar o registro. Caso se faça necessário realizar movimentos de estorno ou cancelamento, estes deverão ocorrer através da conciliação manual (FINA380).

Se você quiser saber mais sobre como otimizar seu ERP TOTVS Protheus para amplificar o uso e automação da conciliação bancária, como uma solução mais estratégica e menos operacional, entre em contato conosco.

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1. Interrupção externa durante a leitura e apontamento, como queda de energia por exemplo, o que faz com que alguns funcionários não sejam atualizados conformes as marcações do arquivo.
   Uma vez que é processado um determinado arquivo de relógio no dia, o sistema armazena essa informação nas tabelas RFB e RFE, indicando que esse arquivo já foi lido e processado.
2. Realizar a leitura fora do período de apontamento cadastrado.
3. Não há registro do funcionário dentro do arquivo de marcações.
4. Não foi cadastrado troca de turno para o funcionário.

Solução: Por conta do sistema já ter armazenado o log de processamento do arquivo, sugerimos que o arquivo txt seja renomeado ou colocado num diretório diferente do habitual.

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Passo a Passo para Verificação e Correção

siga os passos abaixo e certifique de executar a leitura e apontamento corretamente.

Verifique se as marcações estão dentro do período de apontamento atual. Você pode visualizar o período na rotina abaixo.Atualizações > Cadastros Ponto > Per. Apontamento > Outras Ações > Modif. Per.

O dia Inicial/final também deve estar de acordo com o período. 

Certifique-se de que os parâmetros estão abrangendo o(s) funcionário(s) com problema. Especificamente os destacados abaixo.

Confira se as marcações do funcionários realmente estão no arquivo (.txt) importado. O sistema faz o vinculo do funcionário com as marcações por meio do PIS, por tanto, verifique no arquivo se essa informação existe. Exemplo: Atualizações > Cadastro de Funcionário > Funcionários Localize o PIS (99999999999) do funcionário com o problema.

Confira se o arquivo (.txt) possui o PIS;

Verifique a necessidade de realizar a troca de turno.Em caso de primeira leitura é necessário cadastrar a troca de turno com data anterior a de início da leitura. Atualizações > Cadastro de Funcionário > Troca de turno. 

 Entendendo o arquivo do ponto (.txt) layout AFD. Da posição 01 a 09, temos o NSR – número sequencial de registro, ele é único e não pode ser repetido em outra marcação do mesmo relógio de ponto;

A posição 10 é o registro de número 3, que indicará que este registro refere-se a uma marcação de ponto;
  Da posição 11 a 18, refere-se a data da marcação, no formato DDMMAAAA;
Da posição 19 a 22, refere-se a hora da marcação, no formato HHMM;
Da posição 23 a 34, refere-se ao PIS do funcionário.Exemplo:

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Siga os passos abaixos para cadastrar o calendário contábil

•  No módulo 34-Contabilidade Gerencial, acesse a rotina: Atualizações > Cadastros > Calendário Contábil
•  Acione a tecla F12 e selecione o tipo de interface “Assistente” 

• Selecione a opção “Incluir” 

• Selecione “Avançar”

• Informe o período  e selecione “Avançar”

• Selecione o tipo de calendário que deseja cadastrar, conforme as opções do exemplo abaixo

• O sistema irá estruturar automaticamente o calendário conforme exemplo abaixo

• Clique em Avançar e depois selecione  “Amarrar Calendário com Moedas”

• Selecione “Finalizar”

• Selecione “Avançar” 

• O sistema  apresenta a opção para selecionar as moedas que serão amarradas

• Confirme a alteração 

Finalizado!

Dessa forma o sistema cadastra todas tabelas necessárias para o calendário do seu exercício contábil

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Como Habilitar um Campo Virtual no TOTVS Protheus

Dúvida: Por exemplo, é possível realizar a pesquisa de pedido de compras pelo nome do fornecedor por meio de um campo virtual? 

Resposta: Sim, uma vez criado o campo virtual no módulo configurador, é possível habilitá-lo para ser usado em pesquisas. 

Passo a Passo para Habilitar a Pesquisa

Nesse exemplo, utilizamos o browse de pedidos de compras.

Clique sobre o botão de configuração no lado superior direito, conforme imagem abaixo:

Clique na opção “Pesquisa e Filtros” e depois marque a opção “Habilitar pesquisa com campo virtual”, conforme imagem abaixo:

Após isso, feche a tela de configurações do browse.

Selecione nas opções de pesquisa o tipo “Coluna” e depois selecione o campo virtual. Veja no exemplo abaixo:

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